A Dataeasy, fundada em 24 de março de 2003 com o propósito de ajudar empresas e governos a simplificarem processos e garantirem acesso seguro às informações essenciais, observa que muitas instituições desejam ser orientadas por dados, mas ainda enfrentam uma barreira estrutural: a ausência de gestão documental consistente. Indicadores estratégicos, análises institucionais e decisões de alto impacto só são possíveis quando os documentos, que registram fatos, atos administrativos, validações, evidências e registros operacionais, estão organizados, acessíveis e governados com rigor.
A informação nasce no documento, não nos indicadores
Antes de alimentar dashboards ou sistemas de BI, a informação surge em documentos: ofícios, relatórios, contratos, pareceres, formulários, protocolos, registros de atendimento e instruções de processos. Quando esses documentos estão dispersos, duplicados, sem metadados ou fora do contexto adequado, os indicadores derivados deles se tornam frágeis, incompletos ou até mesmo inconfiáveis.
A Dataeasy destaca que não existe estratégia baseada em dados sem documentação estruturada, porque é o documento que dá origem ao dado e que comprova sua legitimidade.
A força dos metadados na construção de indicadores consistentes
Instituições que pretendem operar com precisão precisam de metadados sólidos, classificações, datas, responsáveis, áreas, status, tipo de documento, temporalidade e vínculos processuais. São esses elementos que permitem transformar documentos em informações analisáveis.
Quando metadados são aplicados de forma padronizada:
- indicadores ganham consistência;
- análises deixam de depender de interpretações subjetivas;
- auditorias encontram evidências claras;
- relatórios estratégicos se tornam confiáveis;
- decisões passam a refletir a realidade operacional.
Segundo a Dataeasy, metadados bem definidos são a diferença entre um acervo caótico e uma base institucional madura.
O papel dos sistemas de GED e SIGAD na eficiência institucional
Plataformas de gestão documental (GED) e sistemas de gestão arquivística (SIGAD) permitem que documentos sigam um ciclo de vida organizado e rastreável. Essa governança se reflete diretamente nos indicadores, porque:
- evita duplicidades;
- garante que apenas a versão válida do documento seja utilizada;
- registra ações, acessos e aprovações;
- controla prazos de retenção e guarda legal;
- assegura integridade e autenticidade dos registros.
Para a Dataeasy, esses sistemas formam a estrutura que dá suporte à análise institucional moderna.
Decisões mais rápidas com documentação confiável
Ambientes administrativos enfrentam um desafio crescente: responder com agilidade a demandas internas, fiscalizações, auditorias e solicitações externas. Quando documentos estão organizados e classificados, as respostas se tornam imediatas e fundamentadas. Isso transforma o tempo de análise, reduz erros e aumenta a capacidade de ação das equipes.
A Dataeasy observa que eficiência institucional não se mede apenas pela velocidade de execução, mas pela segurança e precisão das informações que sustentam cada decisão.
Indicadores mais completos e visão institucional ampliada
A integração entre gestão documental, workflows e ferramentas analíticas permite que as instituições visualizem padrões antes invisíveis, como:
- acúmulos de processos em determinadas áreas;
- gargalos recorrentes na tramitação;
- prazos excedidos;
- volume de documentos por natureza;
- nível de aderência às normas internas;
- evolução dos atendimentos ao cidadão.
Esses dados, quando confiáveis, permitem desenvolver políticas públicas mais eficazes, melhorar processos internos e elevar o padrão da gestão.
Governança e conformidade fortalecidas
Indicadores institucionais não são apenas ferramentas de gestão, são instrumentos de comprovação. Em setores regulados e em órgãos públicos, é essencial demonstrar rastreabilidade, integridade e aderência às normas. A gestão documental fortalece essa governança ao registrar cada ação e preservar documentos com validade jurídica.
A Dataeasy reforça que, em auditorias complexas, a qualidade da documentação é tão importante quanto o próprio indicador.
Eficiência institucional baseada em dados começa na documentação. Quando documentos são organizados, descritos e governados, eles se transformam em informações estratégicas capazes de orientar decisões com precisão e responsabilidade. Desde 2003, a Dataeasy defende que a modernização administrativa depende dessa base informacional sólida. Indicadores confiáveis não nascem de sistemas sofisticados, mas de registros bem estruturados, e é essa estrutura que permite que instituições evoluam de forma transparente, eficiente e inteligente.
Autor: Ekaterina Smirnova
